Il CRM che funziona è quello che il team apre ogni mattina. Il resto è un archivio. La versione gratuita di HubSpot ha un vantaggio preciso: toglie la scusa del costo e lascia il problema vero, che è il processo.
Lo uso con molte delle aziende che seguo, spesso come primo passo dopo anni di fogli Excel e caselle email condivise. Questa guida dice cosa c'è dentro, cosa manca e come impostarlo perché regga.
In breve
HubSpot gratuito include contatti, aziende, trattative con una pipeline, moduli, chat, email di vendita tracciate e report di base. Mancano le automazioni, le pipeline multiple e la rimozione del marchio. Per una PMI che parte è più che sufficiente. Prima della configurazione va scritto il processo: fasi, criteri, responsabili. Poi si configura in una settimana e si forma il team.
Cosa c'è nella versione gratuita
Contatti e aziende. Schede con proprietà standard e personalizzate, cronologia di email, chiamate, note e attività. Fino a un milione di record: non è il limite che incontrerai.
Trattative e pipeline. Una pipeline con fasi personalizzabili, importo, data di chiusura prevista, responsabile. La vista a colonne che si trascina è quella che il team impara in dieci minuti.
Moduli e chat. Moduli da inserire nel sito che creano il contatto in automatico, una chat per il sito, raccolta dei consensi. Con il marchio HubSpot visibile.
Email di vendita. Invio dalla scheda del contatto, modelli, tracciamento di apertura e clic, collegamento alla casella aziendale. Un numero limitato di invii al mese per il marketing massivo.
Attività e promemoria. Compiti con scadenza assegnati a persone, notifiche, coda di chiamate. È la parte che fa funzionare il follow up.
Report. Cruscotti di base: trattative per fase, attività per persona, contatti per origine. Sufficienti per guidare una rete vendita piccola.
Cosa manca
Le automazioni: nella versione gratuita non si possono creare flussi del tipo "se il lead non viene contattato in un'ora, avvisa il responsabile". Serve almeno Starter per quelle semplici e Professional per quelle complesse.
Più pipeline: una sola. Se vendi prodotti con processi diversi, o Starter o una pipeline unica con fasi ampie.
Il marchio: moduli, email e pagine mostrano "HubSpot". Per molte PMI è accettabile, per altre no.
Ruoli e permessi avanzati, punteggio dei lead, sequenze automatiche di email: tutto a pagamento.
Prima di aprire lo strumento
Il motivo per cui i CRM si svuotano non è il software: è che nessuno ha deciso cosa ci va dentro. Prima della configurazione servono tre decisioni scritte.
Le fasi della pipeline. Quali passaggi fa una trattativa dal primo contatto alla chiusura. Poche, con un criterio chiaro per passare da una all'altra. Cinque o sei bastano quasi sempre.
Le proprietà che contano. Quali informazioni servono davvero su un contatto: origine, prodotto di interesse, zona, dimensione. Non venti campi che nessuno compilerà.
Le regole. Chi prende in carico un lead nuovo, entro quanto, cosa succede se resta fermo. Il CRM le ricorda, ma le regole le scrivono le persone.
Ne parlo in dettaglio nella guida sulla gestione dei lead.
La configurazione nei primi giorni
- Pipeline. Rinomina le fasi con le tue, elimina quelle che non usi, imposta le probabilità di chiusura solo se le userai davvero nei report.
- Proprietà. Crea le poche personalizzate decise prima. Rendi obbligatorie quelle essenziali alla creazione di un contatto.
- Moduli. Sostituisci il modulo del sito con quello HubSpot, o collega quello esistente. Verifica che ogni invio crei il contatto con l'origine corretta.
- Importazione. Porta dentro i contatti esistenti da Excel, puliti prima: duplicati, email errate, contatti morti. Importare un archivio sporco è il modo più veloce per far perdere fiducia nello strimento.
- Caselle email. Collega le caselle delle persone che vendono, così ogni email con un cliente finisce nella sua scheda senza lavoro manuale.
- Utenti. Un utente per persona, mai condivisi. I report per persona dipendono da questo.
- Cruscotto. Un solo cruscotto con tre o quattro grafici: trattative per fase, attività della settimana, nuovi contatti per origine, tempo medio di risposta se lo tracci.
Far sì che il team lo usi
Una regola semplice: se non è nel CRM non esiste. Le riunioni commerciali si fanno guardando la pipeline, non un foglio. Chi vende aggiorna lo stato dopo ogni contatto, e il responsabile controlla una volta a settimana i contatti fermi.
Una formazione di mezza giornata sui casi reali del team, poi un affiancamento di qualche settimana. Senza questo passaggio, il CRM più bello del mondo diventa un archivio in trenta giorni.
Quando pagare
Quando il processo gira e il team usa il CRM ogni giorno. A quel punto Starter si ripaga con la prima automazione utile, l'avviso sul lead fermo, o con la rimozione del marchio dai moduli. Pagare prima significa pagare funzioni che nessuno usa.
Servizio correlato. Configuro CRM e automazioni nel servizio CRM e marketing automation e disegno il processo di vendita che ci sta dietro. Se vuoi partire da zero o da un Excel, chiamami.
